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管理者必须掌握沟通的技巧

作者:婚纱摄影2019-02-27 08:48 我要投稿

1.沟通在管理中的作用

a激励。良好的组织沟通,尤其是畅通无阻的上下沟通,可以起到振奋员工的士气、提高工作效率的作用。随着社会的发展,人们开始了由“经济人”向“社会 人”、“文化人”的角色转换。人们不再是一味追求高薪金、高福利等物质待遇,而是要求能积极参与企业的创造性实践,满足自我实现的需求。良好的沟通,使职 工能自由地和其他人,尤其是管理人员谈论自己的看法、主张。使他们的参与感到了满足,从而激发了他们的工作积极性和创造性。

b创新。在人际有效的沟通中,沟通者互相讨论、启发,共同思考、探索,往往能迸发出创意的火花。

c交流。沟通的一个重要职能就是交流信息。顾客需求信息,制造工艺信息、财务信息……都需要准确而有效地传达给相关部门和人员。

d联系。企业主管可通过信息沟通了解客户的需要、供应商的供应能力、股东的要求及其外部环境信息。任何一个组织只有通过信息沟通,才能成为一个与其外部环 境发生相互作用的开放系统。与外界保持着良好的沟通状态,及时捕捉商机,避免危机是企业管理人员的一项关键职能,也是关系到企业兴衰的重要工作。

2.领导模式会对交流的方式产生影响

作为果岭自助,你必须设法借助他人之臂方可善行其事,这就意味着你管理着你所需要的或赖以完成管理工作的人力资源。人事管理也常常被称作领导。我们各自都有自己理想的领导模式,当我们与他人——主要是与职员进行交流时,领导模式会对交流的方式产生影响。

基本的领导模式有以下4种:命令型;指导型;扶持型和委托型。

命令型。如果你一定要完成一项极其复杂的工作,而你的职员又经验不足,工作也不主动,时间紧迫,但你又必 须按时完成,那你最适合选择的是命令型领导模式。你应向大家解释有哪些工作需要去做,告诉他们怎样去做。在这种情况下,你可能会落入过分交流的陷阱,即过 多地解释可能会浪费的时间,打乱工作部署。

指导型。如果职员工作比较主动并具有较丰富的工作经验,你适合选择指导型领导模式、你可以花时间去同职员进行沟通,以友好方式向他们比较详细地说明工作,并帮助他们理解工作。

扶持型。当你与职员的关系十分密切,而且他们完全可以胜任工作,可以放心地让他们干下去,这时,你适合选择委托型领导模式。在这种模式中,管理者和职员的关系融洽,平等友善。尽管如此,你仍需要密切注意职员的工作表现,以保证各项标准的有效实行。

委托式。当你与职员的关系十分密切,而且他们完全可以胜任工作,可以放心地让他们干下去,这时,你适合选择委托型领导模式。在这种模式中,管理者和职员的关系融洽,平等友善。尽管如此,你仍需要密切注意职员的工作表现,以保证各项标准的有效实行。

如果你把这4种基本领导模式与职员的特点和工作经验有效地结合起来加以考虑,你就能在特定的环境中确定哪一种领导模式最适用。为了能正确选择切实可行的领导模式,你必须具备以下3个方面的特别技能。

a.分析技能:评价下属人员用以完成任务的经验和主动程度。

b.变通技能:根据对具体环境的分析结果,变更并选择最佳领导模式。

c.沟通技能:向有关下属人员解释为什么领导模式要随环境的不同而发生变化。每个人执行某项任务的经验和主动性各不相同。倘若你把领导模式从委托型改为命 令型,而你又未能与下属人员进行有效的沟通,说明改变领导模式的原因,那么职员会对命令型作出敌对的反应。他们之所以产生这种不友好的反应,是因为对要求 完成的管理工作,他们是完全陌生的。

你所管理的大部分人员,他们的经验和积极性可能属于中等水平,因此扶持型或指导型应是你大部分时间所选用的领导模式。但是,如果你长期坚持,固定不变,就 不免有墨守成规、不思进取之嫌。美国第十六任总统亚伯拉罕·林肯有句名言:“你可以用100%的时间去有效地管理80%的人员或用80%的时间去有效地管 理100%的人员,但你不能用100%的时间去有效地管理100%的人员。”

因此,你需要某段时间里运用4种领导模式实施管理,同时必须具有以下几种交流技能:

a怎样简明概要地说明任务的性质?

b怎样告知职员去做什么,如何去做?

c怎样鼓励圆满完成任务的职员?

d怎样与职员建立和谐的关系?

e怎样与职员一起探讨问题,听取他们的意见,了解他们的感情?

f怎样有效地委托职责,以便了解职员应该向你提出的问题?

g作为领导,怎样解释在特定环境中你的失常行为?实际上,你本身就是一个矛盾的统一体。

3.培养基本技能,提高交流能力

真正有效的交流,并非一日之功。以下技巧有助你提高交流能力,解决交流中碰到的难题,使你的每次交流富有成效。

a妥善处理期望值。要想消除双方期望值之间的差异,一种途径是订立业绩协议。员工与企业签定的业绩协议可使双方明确彼此的期望和要求,帮助设计双方都能达到的目标,并且定期评估协议以确保双方的目标和要求都能得到实现。

另一种方式是清楚说明你的期望。这样,能否达到你的期望,对方有责任向你说明。这种做法可以使你根据需要对自己的期望做些有效调整,预先消除可能出现的伤害和失望感。

b培养有效的聆听习惯。人们之间的交流充满变数(如自己和别人的谈话及聆听风格等),因而既复杂又具有挑战性。设身处地是成功交流的一个关键因素。

聆听,但不要受别人情感的感染。别人有难处时,应设身处地理解别人,但不能为这种情感所左右。必须为自己留点精力去做自己的事。记住,不要做一块海绵,什么都予以吸收。

c认真积极听取、积极给予反馈。一般来说,反馈是事实和情感因素的结合。交流中的实质信息和关系信息很容 易带来误解,招致不满。因此,在提供反馈意见时,应强调成长进步,不要妄做评判或横加指责。听取别人的反馈时,则要抓住其中对自己有价值的东西,不要计较 对方的身份和交流的方式,做到言者无罪,闻着足戒。

d坚持诚实。有时,实话实说的确伤人。但诚实最终能增加建立稳固长久关系的机会。因此,诚实非常重要。如果有什么事烦扰你,尽量直接说出来,以免小事化大更难处理。

f平息对方的怒火。对方怒气冲冲时,如何冷静处之,使对方平息下来?在此向你介绍几招:让对方的火发泄出来;表示体谅对方的感受;询问是否需要帮助;针对问题。

一般情况下,最正常的反应是,找引人发怒的人谈谈,然后逐一解决问题。

g有创意地正面交锋。所有其他方式都行不通时,惟有正面交锋。这也是摆平各方。理顺头绪的一个机会。如果不愿正面对垒,不要因为害怕而逃避,而要理直气壮。当然有的时候,借故避开不失为最明智之举。

h果断决策。如果你疲惫不堪、心中烦恼或忙得无法分身,坦然地说出来。另找一个时间,使自己处于最佳状态来处理局势和有关人员的事。

如果优柔寡断、迟疑不决,可采用以下步骤予以补救:回顾所有事实;反复过滤各种可行方案;选择最佳方式,哪怕这意味着你要多受点委屈;一旦决策,立即行动。

j对失误不必耿耿于怀。交流中出现失误,让你失望或受到伤害,不要挂在心上。不妨自问一下,想不想背上这包袱?自己能从中得到什么?一旦尽心尽力地澄清了交流中出现的失误,就要为自己付出的努力骄傲,该过去的让它过去。一番心血没有白费,心中巨石落地,该高兴才是!

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